21 oktober 2024
In deze blog delen we handige tips van Equipe, een van onze partners. Ontdek hoe zij Trainin inzetten en hoe jij deze tips kunt gebruiken om je bedrijfsprocessen te versoepelen en meer uit je Trainin-account te halen.
Hoe haalt Equipe het meeste uit Trainin? Philippe van Equipe vertelt:
“Bij ons is Trainin volledig geïntegreerd in ons dagelijkse werk. Het systeem ondersteunt niet alleen onze administratie, maar helpt ons ook met het beheren van fysieke faciliteiten op onze locaties. Bovendien bespaart het ons tijd, zodat we ons kunnen richten op wat écht belangrijk is: onze klanten.”
1. Maak van Trainin het hart van je bedrijf
Trainin is veel meer dan alleen een boekingstool. Bij Equipe gebruiken we Trainin voor verschillende aspecten van ons bedrijf, zoals het bijhouden van klant afspraken, het beheren van producten en zelfs het aansturen van onze faciliteiten, zoals licht, temperatuur en muziek. Door Trainin verder te integreren in je bedrijfsprocessen kun je efficiënter werken en tijd besparen.
Tip: Met de agenda van Trainin kunnen wij op verschillende locaties werken zonder handmatig de omstandigheden aan te passen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook energie.
Onze trainers gebruiken Trainin om alles over hun klanten bij te houden, van afspraken tot betalingen. De overstap naar Trainin was voor ons team een groot succes. Waar we voorheen met vier verschillende systemen werkten, hebben we nu alles in één handig softwaresysteem ondergebracht. Dit zorgt ervoor dat we altijd een compleet overzicht van elke klant hebben en alle belangrijke informatie bijhouden in Trainin.
Tip: Zorg dat Trainin dé centrale plek wordt voor alle klantinformatie, zodat je jouw klanten nog beter kunt helpen.
2. Bereid je klanten goed voor op de overstap
In het begin was het voor onze klanten even wennen aan het nieuwe systeem, wat de grootste uitdaging vormde bij de implementatie van Trainin. Om de overgang soepel te laten verlopen, hebben we duidelijke instructies opgesteld en deze op onze website geplaatst. Daarnaast hebben we flyers verspreid in de studio's om iedereen op de hoogte te brengen van de veranderingen.
Tip: Communiceer helder met je klanten dat je overstapt op Trainin, en begeleid hen gedurende de eerste weken van de overgang. Dit zorgt ervoor dat je klanten zich vertrouwd voelen met het nieuwe systeem.
Een andere belangrijke tip is om eerst je huidige processen in kaart te brengen.
Stel jezelf vragen zoals:
Hoe factureer je nu?
Hoe houd je planningen bij?
En hoe betalen je klanten op dit moment?
Door deze zaken goed te begrijpen, wordt de overstap naar Trainin een stuk eenvoudiger. Bovendien staan Tom en Adnan klaar om je te helpen met het overzetten van je leden naar Trainin. Wanneer alles duidelijk is, kun je snel en efficiënt overstappen.
Voordelen van Trainin:
3. Bespaar tijd door Trainin goed in te richten
Een van de grootste voordelen van Trainin is de automatische administratie. Bij ons wordt alles in het systeem bijgehouden, van abonnementen tot rittenkaarten. Dit betekent dat we bijna geen handmatige administratie meer hoeven te doen. We controleren alleen periodiek de aflopende abonnementen en verwerken eens per maand de omzet in de boekhouding. Dat scheelt een hoop gedoe en bespaart enorm veel tijd!
Zorg ervoor dat je de abonnements- en credit functionaliteiten slim inzet. Bij Equipe werken we voornamelijk met abonnementen en vaste trainingsmomenten. Het handige aan Trainin is dat als een abonnement wordt opgezegd, alle toekomstige sessies automatisch geannuleerd worden. Hierdoor heb je altijd een helder overzicht van je capaciteit. Daarnaast ontvangen klanten notificaties van hun aankomende sessies, wat de kans op no-shows aanzienlijk vermindert.
Tip: Neem de tijd om Trainin goed in te richten. Wanneer alles goed is ingesteld, merk je dat je nauwelijks nog handmatige taken hoeft te verrichten. Dit bespaart je enorm veel tijd op de lange termijn!
In het begin, toen we net met Trainin begonnen, hielden we nog een aparte agenda bij in een andere app. Hierdoor misten we waardevolle data over onze capaciteit. Maar sinds begin 2024 zijn we volledig overgestapt op de planningsfunctie van Trainin, en dat werkt fantastisch! Nu heb je in één oogopslag zicht op beschikbare trainers, ruimtes en faciliteiten, waardoor je veel meer grip hebt op de planning. En het mooiste? Het is super eenvoudig om lessen over te dragen aan andere trainers. Dit bespaart ons veel denkwerk en maakt alles een stuk efficiënter!
4. Betalingen en rapportages via Trainin
Wij regelen al onze betalingen via Trainin, wat zorgt voor een maandelijks overzicht van onze inkomsten. Van onze gratis introductietraining tot abonnementen en drankjes in de bar, alles wordt in het systeem vastgelegd. Dit stelt klanten in staat om gemakkelijk zelf hun aankopen af te handelen, wat zij als zeer prettig ervaren. Hierdoor kunnen onze trainers zich volledig concentreren op hun sessies en de klanten.
Trainin biedt rapporten die ons helpen bij het nemen van beslissingen. Bij Equipe gebruiken we deze rapporten om te monitoren hoe vol onze locaties zijn en hoe trainers presteren. Dit is vooral handig om de kosten per locatie en per trainer te bekijken. Het helpt ons om de instroom van nieuwe klanten beter te verdelen en gericht marketing te voeren.
6. Maak gebruik van integraties en API
Een minder bekende, maar voor ons zeer waardevolle functie van Trainin is de mogelijkheid om integraties te maken via API's en webhooks. Dit geeft je als bedrijf eindeloze mogelijkheden om processen te stroomlijnen en te automatiseren.
8. Native app
We maken volop gebruik van de native app van Trainin! Met deze app kunnen we onze klanten handige pushnotificaties sturen, en ze krijgen toegang tot onze eigen app, die ze gemakkelijk kunnen downloaden via de App Store en Google Play Store. Voor onze klanten is dit echt een meerwaarde, en voor ons is het geweldig om onze eigen app in de app stores te zien staan!