Een rittenkaart of een abonnement aanbieden?

Er zijn veel keuzes te maken als sportondernemer, variërend van het type trainingen (small group, bootcamp, HIIT, yoga, personal training) tot het type product wat je aan wilt bieden. Hieronder zetten we verschillende mogelijkheden van het type product en de voor- en nadelen daarvan.

Rittenkaarten, strippenkaarten, beurtenkaarten

Een rittenkaart of strippenkaart (in België ook wel beurtenkaart genoemd) heeft als eigenschap dat er een aantal strippen/beurten (ook wel credits genoemd) direct worden verstrekt tegen een bepaalde prijs. Deze credits hebben een bepaalde geldigheid en kunnen binnen deze periode ingezet worden.

Het voordeel van een rittenkaart is dat er in één keer een bedrag wordt betaald door de klant (bv. via iDEAL of Bancontact) welke beschikbaar komt voor de sportondernemer (overigens kun je binnen Trainin ook een rittenkaart laten betalen in termijnen). Daarbij geeft het de sportende klant de flexibiliteit wanneer de klant deze credits wilt inzetten, waardoor het mogelijk wordt dat de sporter in de eerste paar weken de gehele rittenkaart of beurtenkaart verbruikt en daarna een nieuw product kan kopen.

Hier zit ook direct het nadeel voor de sportondernemer: de flexibiliteit brengt met zich mee dat een klant zelf kan bepalen wanneer deze wilt komen trainen, indien het maar binnen de geldigheidsduur valt. Het gevaar zit erin dat een sporter een paar keer komt trainen, waarna het slecht weer wordt, makkelijk afzegt (overigens kun je hier annuleringsvoorwaarden voor instellen) en vervolgens een periode niet meer komt zonder goede reden.

Met andere woorden: als je de flexibiliteit wilt geven aan de klant (bijvoorbeeld met vakanties, inplannen en geldigheidsduur) kun je het beste kiezen voor een rittenkaart. Binnen Trainin kun je een rittenkaart of beurtenkaart eenvoudig aanmaken, waarbij je kunt aangeven hoeveel ritten iemand krijgt, wat de geldigheid is van het product en welke prijs daar tegen over staat. Vanzelfsprekend worden het tegoed, de resterende ritten automatisch bijgewerkt op het moment dat een klant bij jou een training of sessie inplant.

Abonnement

Een andere mogelijkheid is het aanbieden van een abonnement. Bij een abonnement geldt dat je een bepaald aantal credits (bijvoorbeeld 1x per week of Onbeperkt) per periode krijgt in ruil voor een betaling. Hierbij heb je de mogelijkheid om te kiezen voor de contractduur en of het abonnement automatisch doorloopt indien er geen opzegging is van de klant.

Je kunt daarbij ook kiezen wat de betaalperiode van een abonnement is, variërend tussen maandelijkse betalingen, per 4 weken incasseren of jaarlijkse betalingen. Natuurlijk kun je ook per kwartaal of per week incasseren of een betaallink versturen. Bij maandabonnementen kun je tevens bepalen wat het moment van incasso is: is dit de eerste van de maand of gaat dit de hele maand door (dus aankoopdatum). Voordeel van eerste van de maand is dat je in 1x het totale bedrag krijgt gestort, waarbij de eerste betaling van een abonnement pro-rato zal gebeuren. Indien je kiest voor incasso op aankoopdatum heb je gedurende de gehele maand een constante cashflow.

Indien er een aantal credits per periode worden verstrekt aan de klant, vervallen de credits na deze periode in principe (al kun je altijd instellen dat ongebruikte credits worden doorgeschoven naar de volgende periode!). Dit 'dwingt' de klant om te komen sporten en geeft minder flexibiliteit ('Het is slecht weer, dus ik zeg af'). Veel ondernemers vinden dit spannend om deze stap te nemen, maar het is ook goed om in te zien dat het ook om jouw tijd gaat waar je rekening mee houdt.

Hierbij komt direct het grootste voordeel van een abonnement: je kunt inschatten wat er maandelijks qua inkomsten binnen zal komen, de cashflow (door abonnementen heb je vaak te maken met terugkerende inkomsten), ongeacht wie zich wanneer inschrijft gedurende deze periode. Dit is een groot verschil ten opzichte van rittenkaarten of beurtenkaarten. Een ander concreet voordeel is dat je bij het aanbieden van abonnementen dus niet afhankelijk bent van de vakanties en absenties van klanten, aangezien klanten per periode een bepaald bedrag voor het abonnement betalen.

Aangezien het abonnement vaak doorlopend is, wordt de automatische incasso pas gestopt zodra er een opzegging is. Hier komt het woord 'slapende leden': leden die vergeten op te zeggen en wel maandelijks betalen.

Een nadeel is dat bij een abonnement de sportende klant dus soms betaalt terwijl deze niet kan komen sporten en het soms 'oneerlijk' kan voelen. Tegelijkertijd vraagt het aanbieden van een abonnement ook een stuk commitment van de sporter, aangezien het werkt als een stok achter de deur ('Ik heb er voor betaald, dus ik ga wel naar de training!').

Schriftelijke toestemming voor automatische incasso

Wanneer je abonnementen aanbiedt is het van belang dat je vooraf de schriftelijke toestemming van je klant vastlegt voor automatische incasso. Binnen Trainin kun je eenvoudig een mandaat aanmaken waarmee het lid toestemt met automatische incasso-betalingen. Let echter op: in het geval van een discussie of betwisting kan een digitaal mandaat alléén vaak niet voldoende bewijs vormen dat de klant feitelijk akkoord is gegaan en de identificatie heeft plaatsgevonden.

Daarom is het aan te raden om te zorgen voor een natte handtekening (dit kan zijn: een fysieke ondertekening op papier of een digitale handtekening via een erkend platform, zoals DocuSign of via een koppeling via onze partner Heynow (zie https://koppelingen.heynow.nl/). Daarmee vergroot je de rechtsgeldigheid van de machtiging aanzienlijk.

Bovendien gelden bij automatische incasso’s specifieke eisen. Zo moet het mandaat voldoen aan de SEPA-voorschriften: het moet onder meer de incassant-ID bevatten, een machtigingskenmerk, de naam en het IBAN van de klant, en een titel zoals “Doorlopende SEPA-machtiging”. Ook geldt: de klant moet vooraf geïnformeerd worden over de incasso (zoals datum, bedrag, frequentie) als deze afwijkt van wat afgesproken is.

Tot slot: als ondernemer moet je rekening houden met het feit dat een klant binnen 8 weken na incasso zonder opgave van reden het bedrag kan terugboeken (storneren) bij een standaard incasso. Het is dus verstandig je administratie op orde te hebben, zodat je bij een geschil goed bent voorbereid.

Minimale looptijd en opzegtermijn

Naast de betalingsstructuur is het belangrijk om in je abonnementsvoorwaarden helder te zijn over de minimale looptijd (hoe lang de klant zich minimaal aan het abonnement verbindt) én de opzegtermijn (hoe lang vóór het einde van de periode opgezegd moet worden). Duidelijkheid hierover voorkomt verwarring en discussie achteraf.

Let op de volgende (juridische) aandachtspunten:

• Je mag bij een eerste vaste looptijd (bijv. 12 maanden) bepalen dat de klant zich vastlegt voor die periode. Tijdens die vaste looptijd kan de klant in principe niet zonder meer opzeggen, tenzij je dat in de voorwaarden toestaat.

• Na afloop van de vaste looptijd en bij automatische verlenging (stilzwijgende verlenging) geldt dat de klant tenminste op elk moment kan opzeggen: de wet stelt voor de meeste abonnementen een maximale opzegtermijn van 1 maand vast.

• In jouw voorwaarden moet duidelijk staan wanneer de opzegging moet plaatsvinden (bijv. “opzegbaar uiterlijk 1 maand vóór het einde van de (minimale) abonnementsperiode”) en wat er gebeurt als men niet tijdig opzegt (bijv. automatische verlenging met een maand of jaar).

• Zorg ervoor dat de opzegmethode hetzelfde is als de wijze waarop het abonnement is gesloten: als men online is aangesloten, moet opzeggen ook online mogelijk zijn.

Door deze zaken duidelijk vooraf te vermelden (bijv. in de bevestigingsmail, algemene voorwaarden, of via Trainin als veld “looptijd/voorwaarden”), versterk je de onderlinge verwachtingen en verklein je het risico op discussie.

Wat moet ik nu kiezen?

Het antwoord is: hier is geen goed of fout en verschilt per onderneming. Zo kan een personal trainer kiezen voor maandelijks achteraf de gevolgde sessies te factureren, waar een fitness boutique voor abonnementen per 4 weken kan gaan waar de credits na deze periode vervallen. Het is van belang om na te gaan waar je als onderneming voor wilt staan (persoonlijk, commitment, kwaliteit en flexibiliteit voor de sportende klant), waarna je een beslissing kunt maken welk product je wilt aanbieden. Daarnaast kan het natuurlijk ook zo zijn dat je beide type producten aanbiedt, waarbij je de rittenkaart iets hoger qua prijs instelt vanwege de flexibiliteit. Zo geef je de klant zelf de mogelijkheid om te kiezen welk type product men aan wilt schaffen.

Waar kan Trainin mij hierbij helpen?

Wij bieden een all-in-one software platform en app waarbij je rittenkaarten, abonnementen, proeflessen, losse sessies en passen kunt aanmaken als type producten. Deze producten kunnen worden gelinkt aan de verschillende activiteiten welke je aanbiedt. Zodra een klant zich via jouw eigen app aanmeldt voor een sessie of training, kan er automatisch een credit afgaan van het lopende product en vervallen de credits zodra de geldigheidsduur van het product is verlopen. Kortom, de gehele administratie van het product (inclusief de bijbehorende betalingen) kunnen volledig geautomatiseerd worden. Mochten we je kunnen helpen (middels een vrijblijvende demo) horen we het graag.

Via ons contactformulier (of telefonisch) kun je contact met ons opnemen.